La notifica delle pagine Web del proprio sito negli archivi dei motori di ricerca, può avvenire in due modi: sia attraverso la registrazione manuale, tipicamente da parte del responsabile del sito, che automaticamente mediante opportuni software che riescono a visitare milioni di siti Web al giorno, inserendo le nuove pagine nell'indice dei motori di ricerca ed aggiornando le informazioni su quelle già censite. Attraverso questo aggiornamento automatico, i motori di ricerca mantengono un archivio. Difficilmente sarà mai possibile l'intero Web. Basti pensare che il numero totale di pagine censite nel 2001 da AltaVista è di 550 milioni, quello di Google (il motore con l'archivio più completo) è di 1.3 miliardi, contro una stima di 5 miliardi di pagine Web e 550 miliardi di documenti che sembra componevano l'intera Rete a Marzo 2001.

Ad esempio, in Google è possibile inviare direttamente l'URL attraverso la pagina (http://www.google.it/intl/it/add_url.html). Per segnalare un sito, è necessario inserire l'URL completo, compreso il prefisso http://; ad esempio: http://www.google.com/. È possibile anche aggiungere commenti o parole chiave che descrivano il contenuto della pagina.

Per ogni pagina Web referenziata dai motori di ricerca, viene memorizzato parte del testo in essa contenuto, in modo tale che, ad ogni ricerca dell'utente, viene presentata una lista delle pagine Web dove figurano le parole che interessano.